Sáng kiến xây dựng biểu mẫu quản lý văn bản tại khoa Dược – Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình

Tóm tắt

Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị -xã hội, các tổ chức kinh tế... như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ.

Việc quản lý văn bản trong các đơn vị là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn.

Trong bộ tiêu chí chất lượng Bệnh viện, tiêu chí B4.2 mức 2 quy định khoa/phòng có lưu và triển khai quy trình tiếp nhận, phân loại và phân công người xử lý văn bản đã được Giám đốc phê duyệt. Mức 4 trong tiêu chí yêu cầu văn bản đến phải được triển khai tới người lao động có liên quan tới văn bản.

Tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình văn bản được gửi tới các khoa phòng dưới dạng văn bản điện tử, do đó các khoa phòng phải xử lý, lưu trữ văn bản đến và đi dưới dạng các file nén trong máy tính.

Tại Bệnh viện đa khoa tỉnh đã xây dựng quy trình “Quản lý văn bản đi và văn bản đến” (QT.03.TCHC) nhưng các bảng, biểu lưu trữ chưa phù hợp với cấp khoa.Vì vậy cần “xây dựng biểu mẫu quản lý văn bản” nhằm mục đích:

+ Để cán bộ quản lý ghi chép đầy đủ, chính xác các nội dung, có hệ thống.

+ Là cơ sở để dễ tra cứu văn bản.

+ Để theo dõi rà soát văn bản một cách liên tục và đầy đủ